Google Calendar und Outlook Calendar

Wenn Sie Ihren Kalender mit Hedy verbinden, passieren zwei Dinge. Hedy erinnert Sie daran, genau zum Start jedes Meetings eine Sitzung zu beginnen, und kann die Meeting-Details nutzen, um präzisere Notizen und Vorschläge zu schreiben. Hedy funktioniert mit Google Calendar und Outlook Calendar (Microsoft 365 oder Outlook.com). Die Verbindung ist schreibgeschützt: Hedy liest Ihre Ereignisse, ändert aber nie Ihren Kalender. Sie aktivieren jeden Teil selbst, und die Verbindung funktioniert auf iPhone, Android, Mac und Windows.

Ihren Kalender verbinden

1. Öffnen Sie Einstellungen und gehen Sie zum Tab Automatisierung & Daten

2. Tippen Sie im Bereich Kalender auf Google Kalender verbinden oder Outlook Calendar verbinden und melden Sie sich an

Bei Outlook Calendar öffnet sich zuerst die Anmeldeseite von Microsoft. Nach der Anmeldung fragt eine Hedy-Seite, mit welchem Hedy-Konto der Kalender verbunden werden soll. Tippen Sie auf Connect, wenn das angezeigte Konto Ihres ist, oder auf Not my account, um abzubrechen.

Nach der Verbindung zeigt Hedy Kalender verbunden mit dem Kalender und der E-Mail-Adresse des Kontos an, und die zwei Funktionen unten werden verfügbar. Sie können jede davon einzeln nutzen.

Sie können Ihren Kalender auch über die Sitzungsliste verbinden. Nach Ihrer ersten Sitzung erscheint oben in der Liste die Karte Mach Hedy bereit für dein nächstes Meeting mit den Schaltflächen Google Calendar und Outlook. Wenn Ihr Kalender bereits über ein anderes Gerät verbunden ist, bietet die Karte stattdessen Meeting-Erinnerungen aktivieren für das gerade verwendete Gerät an (nicht im Web). Wenn Sie die Karte nicht benötigen, schließen Sie sie über das X. Sie bleibt auf diesem Gerät ausgeblendet. Sie können Ihren Kalender weiterhin jederzeit unter Einstellungen → Automatisierung & Daten verbinden.

Ein Kalender zur gleichen Zeit

Hedy verbindet immer nur einen Kalender: entweder ein Google-Konto oder ein Microsoft-Konto, und liest dessen Hauptkalender. Um zwischen Google Calendar und Outlook Calendar zu wechseln, trennen Sie zuerst den aktuellen Kalender und verbinden dann den anderen.

Geschäfts- oder Schulkonten von Microsoft

Manche Organisationen erlauben nur Apps, die ihr IT-Admin genehmigt hat. Ist das bei Ihnen so, zeigt Hedy statt der Verbindung „Deine Organisation muss Hedy genehmigen“ an. Tippen Sie auf Link für IT-Admin kopieren und senden Sie den Link an Ihr IT-Team. Sobald Hedy genehmigt ist, tippen Sie auf Erneut versuchen. Unter Microsoft 365-Admin-Genehmigung für Hedy steht, was Ihr Admin tun muss.

Meeting-Erinnerungen

Schalten Sie Geplante Meetings automatisch erkennen ein. Hedy liest dann Ihre anstehenden Ereignisse und plant für jedes eine Erinnerung. Etwa eine Minute vor Meeting-Beginn erhalten Sie eine Benachrichtigung mit der Frage „Hedy in diesem Meeting verwenden?“ Wenn Sie darauf tippen, öffnet sich eine Ein-Tipp-Aufforderung: Sitzung starten beginnt sofort mit der Aufnahme, Nicht jetzt blendet sie aus.

Sie müssen die App nicht geöffnet lassen. Erinnerungen werden über Hedys Server zugestellt, sodass sie auch ankommen, nachdem die App geschlossen oder Ihr Telefon neu gestartet wurde.

Erinnerungen auf Mac und Windows

Die Erinnerung, die auch bei vollständig geschlossener App ankommt, ist eine Funktion für iPhone und Android. Auf Mac und Windows zeigt Hedy dieselbe Aufforderung „Hedy in diesem Meeting verwenden?“ als In-App- oder Overlay-Benachrichtigung, während die App läuft. Lassen Sie Hedy daher geöffnet oder im Hintergrund laufen, um sie zu erhalten.

Erinnerungen gelten pro Gerät

Der Schalter Geplante Meetings automatisch erkennen wird auf jedem Gerät separat gesetzt. Deaktivieren Sie ihn auf einem Gerät, auf dem Sie keine Push-Erinnerungen möchten, zum Beispiel auf Ihrem Tablet, und Sie erhalten sie weiterhin auf Ihrem Telefon. Die Kalenderverbindung selbst bleibt bestehen.

Benachrichtigungen erlauben

Wenn Sie Erinnerungen zum ersten Mal einschalten, fragt Ihr Telefon nach der Berechtigung, Benachrichtigungen zu senden. Wenn Sie sie erlauben, erscheinen Erinnerungen auf dem Sperrbildschirm. Wenn Sie ablehnen, bleibt der Schalter aktiviert und Sie sehen weiterhin die In-App-Aufforderung, wenn ein Meeting beginnt. Sie erhalten nur keine Sperrbildschirm-Benachrichtigung, bis Sie Benachrichtigungen für Hedy in Ihren Systemeinstellungen aktivieren. Unter App-Berechtigungen auf Android und iOS erfahren Sie, wie Sie sie wieder einschalten.

Meeting-Details in Ihren Notizen verwenden

Schalten Sie Meeting-Details mit Hedy teilen ein. Hedy nutzt dann das aktuelle Meeting als Kontext für die Sitzung. Zusammenfassung, detaillierte Notizen und Echtzeit-Vorschläge orientieren sich dadurch daran, worum es im Meeting geht, statt es aus den ersten Gesprächsminuten abzuleiten. Wie die Beschreibung des Schalters sagt, kann Hedy Meeting-Details in Vorschlägen referenzieren.

Hier sehen Sie, was Hedy aus dem Ereignis liest und wie jedes Feld genutzt wird:

Bei Outlook Calendar liest und speichert Hedy die Ereignisbeschreibung nicht. Es nutzt Titel, Zeit, Ort, Teilnehmende und den Teams-Beitrittslink.

Namen von Teilnehmenden werden nur als Rechtschreibhilfe verwendet, nie als Nachweis dafür, wer teilgenommen oder gesprochen hat. Was Hedy im Gespräch hört, hat immer Vorrang vor dem Kalender.

Der Kalenderkontext-Chip

Wenn sich ein Meeting mit dem Moment überschneidet, in dem Sie eine Sitzung starten, erscheint auf dem Startbildschirm ein Kalenderkontext-Chip mit Titel und Uhrzeit des Ereignisses. Der Chip hat einen Schalter, mit dem Sie dieses Ereignis für diese eine Sitzung ein- oder ausschließen können. Die globale Einstellung Meeting-Details mit Hedy teilen entscheidet die Voreinstellung; der Chip überschreibt sie für eine einzelne Sitzung.

Datenschutz und Datenspeicherort

Die Verbindung ist schreibgeschützt: Hedy kann Ihre Ereignisse lesen, erstellt, bearbeitet, verschiebt oder löscht aber nie etwas in Ihrem Kalender und sendet nie Einladungen. Bei Outlook Calendar bittet Hedy Microsoft nur um die Berechtigung, Ihre Kalender zu lesen, Ihr Basisprofil zu sehen und verbunden zu bleiben.

Meeting-Details werden mit der Sitzung gespeichert, die Sie aus dem Ereignis starten, und bleiben bei dieser Sitzung (auf Ihrem Gerät und, wenn Cloud Sync aktiv ist, in der Cloud), bis Sie die Sitzung löschen. Hat eine teilnehmende Person in der Einladung keinen Namen, verwendet Hedy stattdessen ihre E-Mail-Adresse. Hedy erstellt den Kalenderschnappschuss, wenn die Sitzung startet. Änderungen am Ereignis danach ändern eine bereits erfasste Sitzung nicht.

Wenn Ihr Konto Daten in der EU-Region speichert, werden Ihre Kalenderdaten wie Ihre übrigen Hedy-Daten in der EU verarbeitet. Erinnerungen halten außerdem den Meeting-Namen aus der Benachrichtigung heraus und zeigen stattdessen „Meeting beginnt“ an. Diese KI-Verarbeitung läuft ebenfalls über europäische Infrastruktur. Der Erinnerungstext wird in Ihrer bevorzugten Hedy-Sprache angezeigt.

Funktionen ausschalten oder Kalender trennen

Um Meeting-Details für eine einzelne Sitzung zu überspringen, schalten Sie den Kalenderkontext-Chip aus, bevor Sie beginnen. Um eine Funktion überall auszuschalten, öffnen Sie Einstellungen → Automatisierung & Daten und deaktivieren Sie Geplante Meetings automatisch erkennen oder Meetingdetails mit Hedy teilen.

Im selben Bereich können Sie Ihren Kalender jederzeit trennen. Das Trennen schaltet beide Funktionen aus, entfernt den von Hedy gespeicherten Zugriff, beendet Kalender-Aktualisierungen und löscht die Kalenderdaten, die Hedy für Erinnerungen speichert. Meeting-Details, die bereits mit einer Sitzung gespeichert sind, bleiben bei dieser Sitzung, bis Sie sie löschen.

Bei Outlook Calendar behält Ihr Microsoft-Konto die Berechtigung, die Sie Hedy erteilt haben, bis Sie sie dort entfernen. Bei einem privaten Microsoft-Konto (Outlook.com) öffnen Sie account.live.com/consent/Manage und entfernen Hedy. Bei einem Geschäfts- oder Schulkonto bitten Sie Ihre IT-Abteilung, die Berechtigung zu entfernen.

Keine Erinnerungen?

• Prüfen Sie, ob Geplante Meetings automatisch erkennen für das Gerät aktiviert ist, das Sie gerade verwenden, da die Einstellung pro Gerät gilt.

• Prüfen Sie, ob Ihr Kalender weiterhin unter Einstellungen → Automatisierung & Daten verbunden ist.

• Prüfen Sie, ob Benachrichtigungen für Hedy in den Systemeinstellungen Ihres Telefons erlaubt sind.

• Eine Erinnerung wird nicht lange nach Meeting-Beginn nachträglich ausgeliefert. Wenn Sie sie um mehr als ein paar Minuten verpasst haben, erscheint sie nicht später.

Kalender lässt sich nicht verbinden?

Wenn das Verbinden mit einem Fehler wie „Kalendersynchronisierung getrennt.“ oder „Verbindung zu Outlook Calendar fehlgeschlagen. Bitte versuche es erneut.“ endet, wurde die Anmeldung nicht abgeschlossen. Ein paar Dinge helfen:

• Starten Sie auf einem Mac oder Windows-PC den Computer neu, öffnen Sie dann Hedy und versuchen Sie erneut, die Verbindung herzustellen. Die Anmeldung wird im sicheren Speicher Ihres Systems gespeichert, und ein Neustart löscht einen festhängenden Zustand, der sie blockieren kann.

• Ihre Kalenderverbindung ist an Ihr Konto gebunden, nicht an ein einzelnes Gerät. Wenn ein Gerät keine Verbindung herstellen kann, verbinden Sie Ihren Kalender von einem anderen Gerät aus, zum Beispiel von Ihrem iPhone, und Ihre anderen Geräte übernehmen die Verbindung selbst und zeigen sie als verbunden an.

• Wenn Google oder Microsoft nach Berechtigungen fragt, erlauben Sie den Kalenderzugriff. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, kann die Verbindung nicht abgeschlossen werden.

• Bei einem Geschäfts- oder Schulkonto von Microsoft muss Ihre Organisation Hedy eventuell zuerst genehmigen. Siehe Microsoft 365-Admin-Genehmigung für Hedy.

Sobald Sie eine Sitzung gestartet haben, verwalten Sie sie wie jede andere. Siehe Sitzungen starten, pausieren und beenden und Sitzungszusammenfassungen und detaillierte Notizen.