Google Calendar y Outlook Calendar

Conectar su calendario hace dos cosas en Hedy. Le recuerda iniciar una sesión justo cuando empieza cada reunión y permite que Hedy use los detalles de la reunión para escribir notas y sugerencias más precisas. Hedy funciona con Google Calendar y Outlook Calendar (Microsoft 365 u Outlook.com). La conexión es de solo lectura, así que Hedy lee sus eventos pero nunca cambia su calendario. Usted activa cada parte por separado, y la conexión funciona en iPhone, Android, Mac y Windows.

Cómo conectar su calendario

1. Abra Configuración y vaya a la pestaña Automatización y Datos

2. En la sección Calendario, toque Conectar Google Calendar o Conectar Outlook Calendar e inicie sesión

Con Outlook Calendar, primero se abre la página de inicio de sesión de Microsoft. Después de iniciar sesión, una página de Hedy le pide que confirme a qué cuenta de Hedy se conectará el calendario. Toque Connect si la cuenta que aparece es la suya, o Not my account para cancelar.

Una vez conectado, Hedy muestra Calendario conectado junto con el calendario y el correo electrónico de la cuenta, y las dos funciones siguientes quedan disponibles. Puede usar cualquiera de ellas por separado.

También puede conectar su calendario desde la lista de sesiones. Después de su primera sesión, aparece la tarjeta Prepara a Hedy para tu próxima reunión en la parte superior de la lista, con los botones Google Calendar y Outlook. Si ya conectó su calendario desde otro dispositivo, la tarjeta ofrece Activar recordatorios de reuniones para el dispositivo que está usando (excepto en la web). Cierre la tarjeta con la X si no la necesita. Permanecerá oculta en ese dispositivo, y podrá conectar su calendario en cualquier momento desde Configuración → Automatización y Datos.

Un calendario a la vez

Hedy conecta un solo calendario a la vez: una cuenta de Google o una cuenta de Microsoft, y lee el calendario principal de esa cuenta. Para cambiar entre Google Calendar y Outlook Calendar, desconecte primero el calendario actual y luego conecte el otro.

Cuentas de Microsoft profesionales o educativas

Algunas organizaciones solo permiten apps que su administrador de TI ha aprobado. Si es su caso, en lugar de conectarse, Hedy muestra “Tu organización necesita aprobar Hedy”. Toque Copiar enlace para el administrador de TI y envíe el enlace a su equipo de TI. Cuando hayan aprobado Hedy, toque Intentar de nuevo. En Aprobación del administrador de Microsoft 365 para Hedy se explica lo que debe hacer su administrador.

Recordatorios de reuniones

Active Auto-detect scheduled meetings y Hedy leerá sus próximos eventos y programará un recordatorio para cada uno. Aproximadamente un minuto antes de que empiece una reunión, recibirá una notificación que pregunta “¿Quiere usar Hedy en esta reunión?”. Al tocarla, se abre un aviso de un solo toque, donde Iniciar sesión empieza a capturar de inmediato o Ahora no lo descarta.

No necesita mantener la app abierta. Los recordatorios se entregan desde los servidores de Hedy, por lo que llegan incluso después de cerrar la app o reiniciar el teléfono.

Recordatorios en Mac y Windows

El recordatorio que llega incluso cuando la app está completamente cerrada es una función de iPhone y Android. En Mac y Windows, Hedy muestra el mismo aviso “¿Quiere usar Hedy en esta reunión?” como notificación dentro de la app o superpuesta mientras la app está en ejecución, así que mantenga Hedy abierta o ejecutándose en segundo plano para recibirlo.

Los recordatorios son por dispositivo

El interruptor Auto-detect scheduled meetings se configura por separado en cada dispositivo. Desactívelo en un dispositivo donde no quiera recibir recordatorios push, por ejemplo, su tableta, y seguirá recibiéndolos en su teléfono. La conexión de su calendario se mantiene.

Permitir notificaciones

La primera vez que active los recordatorios, su teléfono le pedirá permiso para enviar notificaciones. Si lo permite, los recordatorios aparecerán en la pantalla de bloqueo. Si lo rechaza, el interruptor seguirá activado y aún verá el aviso dentro de la app cuando empiece una reunión, pero no recibirá la alerta en la pantalla de bloqueo hasta que habilite las notificaciones para Hedy en la configuración del sistema. Consulte Permisos de la app en Android e iOS para saber cómo volver a activarlas.

Usar los detalles de la reunión en sus notas

Active Share meeting details with Hedy y Hedy usará la reunión actual como contexto para la sesión. Su resumen, sus notas detalladas y sus sugerencias en vivo se basarán entonces en el tema de la reunión, en lugar de deducirlo a partir de los primeros minutos de conversación. Como dice la descripción del interruptor, Hedy puede referenciar los detalles de la reunión en las sugerencias.

Esto es lo que Hedy lee del evento y cómo usa cada campo:

Con Outlook Calendar, Hedy no lee ni almacena la descripción del evento. Usa el título, la hora, la ubicación, los asistentes y el enlace para unirse a Teams.

Los nombres de asistentes se usan solo como pistas de ortografía, nunca como prueba de quién asistió o quién habló. Lo que Hedy oye en la conversación siempre prevalece sobre el calendario.

La etiqueta Calendar context

Cuando una reunión coincide con el momento en que inicia una sesión, aparece una etiqueta Calendar context en la pantalla de inicio con el título y la hora del evento. La etiqueta tiene un interruptor para incluir o excluir ese evento solo en esta sesión. La configuración global Share meeting details with Hedy decide el valor predeterminado; la etiqueta lo anula para una sola sesión.

Privacidad y residencia de datos

La conexión es de solo lectura: Hedy puede leer sus eventos pero nunca crea, edita, mueve ni elimina nada en su calendario, y nunca envía invitaciones. Con Outlook Calendar, Hedy solo pide a Microsoft permiso para leer sus calendarios, ver su perfil básico y mantener la conexión.

Los detalles de la reunión se guardan con la sesión que inicia desde el evento, por lo que permanecen en esa sesión (en su dispositivo y, si Sincronización en la nube está activada, en la nube) hasta que elimine la sesión. Si un asistente no tiene nombre en la invitación, Hedy usa su dirección de correo electrónico. Hedy toma una instantánea del calendario cuando empieza la sesión, por lo que editar el evento después no cambia una sesión que ya capturó.

Si su cuenta almacena datos en la región UE, los datos de su calendario se procesan en la UE, igual que el resto de sus datos de Hedy. Los recordatorios también dejan el nombre de la reunión fuera de la notificación y dicen “Iniciando reunión” en su lugar, y el procesamiento de los detalles de la reunión mediante IA se ejecuta a través de infraestructura europea. El texto del recordatorio se muestra en su idioma preferido de Hedy.

Desactivar funciones o desconectar el calendario

Para omitir los detalles de la reunión en una sola sesión, desactive la etiqueta Usar contexto de invitación antes de empezar. Para desactivar una función en todas partes, abra Configuración → Automatización y Datos y desactive Detectar automáticamente reuniones programadas o Compartir detalles de la reunión con Hedy.

Puede desconectar su calendario en esa misma sección en cualquier momento. Al desconectarlo se desactivan ambas funciones, se elimina el acceso que Hedy tenía guardado, se detienen las actualizaciones del calendario y se borran los datos de calendario que Hedy guarda para los recordatorios. Los detalles de la reunión que ya se guardaron con una sesión permanecen en esa sesión hasta que la elimine.

Con Outlook Calendar, su cuenta de Microsoft conserva el permiso que le dio a Hedy hasta que lo elimine allí. En una cuenta personal de Microsoft (Outlook.com), abra account.live.com/consent/Manage y elimine Hedy. En una cuenta profesional o educativa, pida a su administrador de TI que lo elimine.

¿No recibe recordatorios?

• Confirme que Auto-detect scheduled meetings esté activado en el dispositivo que tiene en la mano; es por dispositivo.

• Confirme que su calendario siga conectado en Configuración → Automatización y Datos.

• Compruebe que las notificaciones estén permitidas para Hedy en la configuración del sistema de su teléfono.

• Un recordatorio no se activará mucho después de que una reunión ya haya empezado, así que un recordatorio que perdió por más de unos minutos no aparecerá tarde.

¿No puede conectar su calendario?

Si al conectar aparece un error como “Sincronización de calendario desconectada.” o “No se pudo conectar Outlook Calendar. Inténtalo de nuevo.”, el inicio de sesión no finalizó. Algunas cosas pueden ayudar:

• En un Mac o PC con Windows, reinicie el equipo, luego abra Hedy e intente conectarlo de nuevo. El inicio de sesión se guarda en el almacén seguro del sistema, y un reinicio despeja un estado bloqueado que puede impedirlo.

• La conexión de su calendario está vinculada a su cuenta, no a un dispositivo. Si un dispositivo no puede conectarse, conéctese desde otro, por ejemplo desde su iPhone, y sus otros dispositivos la detectan automáticamente y la muestran como conectada.

• Cuando Google o Microsoft pidan permiso, permita el acceso al calendario. Si esa casilla queda sin marcar, la conexión no puede completarse.

• Con una cuenta de Microsoft profesional o educativa, es posible que su organización tenga que aprobar Hedy primero. Consulte Aprobación del administrador de Microsoft 365 para Hedy.

Una vez que haya iniciado una sesión, gestionarla funciona como cualquier otra. Consulte Iniciar, pausar y finalizar sesiones y Recaps de sesión y notas detalladas.