Google Calendar et Outlook Calendar

Q: Vous ne recevez pas de rappels ?

Confirmez que Détecter automatiquement les réunions planifiées est activé sur l'appareil que vous avez en main, car ce réglage est propre à chaque appareil. Confirmez que votre calendrier est toujours connecté sous Paramètres → Automatisation et données. Vérifiez que les notifications sont autorisées pour Hedy dans les réglages système de votre téléphone. Un rappel ne se déclenchera pas longtemps après le début d'une réunion : un rappel manqué depuis plus de quelques minutes n'apparaîtra pas en retard.

Q: Impossible de connecter votre calendrier ?

Si la connexion se termine par une erreur comme « Synchronisation de l'agenda déconnectée. » ou « Impossible de connecter Outlook Calendar. Veuillez réessayer. », la connexion n'a pas abouti. Plusieurs choses peuvent vous aider : Sur un Mac ou un PC Windows, redémarrez l'ordinateur, puis ouvrez Hedy et réessayez de vous connecter. La connexion est enregistrée dans le stockage sécurisé de votre système, et un redémarrage efface un état bloqué qui peut l'empêcher. Votre connexion au calendrier est liée à votre compte, pas à un seul appareil. Si un appareil ne parvient pas à se connecter, connectez-vous depuis un autre, par exemple votre iPhone, et vos autres appareils récupèrent automatiquement la connexion et l'affichent comme connectée. Lorsque Google ou Microsoft demande l'autorisation, autorisez l'accès au calendrier. Si cette case n'est pas cochée, la connexion ne peut pas s'établir. Avec un compte Microsoft professionnel ou scolaire, votre organisation doit peut-être d'abord approuver Hedy. Consultez Approbation administrateur Microsoft 365 pour Hedy. Une fois que vous avez démarré une session, sa gestion fonctionne comme n'importe quelle autre. Consultez Démarrer, mettre en pause et terminer des sessions et Récapitulatifs de session et notes détaillées.

Connecter votre calendrier fait deux choses dans Hedy. Cela vous rappelle de démarrer une session au moment où chaque réunion commence, et cela permet à Hedy d’utiliser les détails de la réunion pour rédiger des notes et des suggestions plus précises. Hedy fonctionne avec Google Calendar et Outlook Calendar (Microsoft 365 ou Outlook.com). La connexion est en lecture seule : Hedy lit vos événements, mais ne modifie jamais votre calendrier. Vous activez chaque partie vous-même, et la connexion fonctionne sur iPhone, Android, Mac et Windows.

Connecter votre calendrier

Ouvrez Paramètres et accédez à l’onglet Automatisation et données
Dans la section Calendrier, appuyez sur Connecter Google Agenda ou Connecter Outlook Calendar et connectez-vous

Avec Outlook Calendar, la page de connexion de Microsoft s’ouvre d’abord. Une fois connecté, une page Hedy vous demande de confirmer le compte Hedy auquel le calendrier sera relié. Appuyez sur Connect si le compte affiché est le vôtre, ou sur Not my account pour annuler.

Une fois connecté, Hedy affiche Agenda connecté avec le calendrier et l’e-mail du compte, et les deux fonctionnalités ci-dessous deviennent disponibles. Vous pouvez utiliser l’une ou l’autre indépendamment.

Vous pouvez aussi connecter votre calendrier depuis la liste des sessions. Après votre première session, une carte Préparez Hedy pour votre prochaine réunion en haut de la liste propose les boutons Google Calendar et Outlook. Si votre calendrier est déjà connecté depuis un autre appareil, la carte propose plutôt Activer les rappels de réunion sur l’appareil que vous utilisez (sauf sur le web). Fermez la carte à l’aide de sa croix si vous n’en avez pas besoin. Elle reste masquée sur cet appareil, et vous pouvez toujours connecter votre calendrier dans Paramètres → Automatisation et données.

Un seul calendrier à la fois

Hedy connecte un seul calendrier à la fois : un compte Google ou un compte Microsoft, et lit le calendrier principal de ce compte. Pour passer de Google Calendar à Outlook Calendar, ou inversement, déconnectez d’abord le calendrier actuel, puis connectez l’autre.

Comptes Microsoft professionnels ou scolaires

Certaines organisations n’autorisent que les applications approuvées par leur administrateur IT. Si c’est votre cas, Hedy affiche « Votre organisation doit approuver Hedy » au lieu de se connecter. Appuyez sur Copier le lien pour l’administrateur IT et envoyez le lien à votre équipe IT. Une fois Hedy approuvé, appuyez sur Réessayer. Approbation administrateur Microsoft 365 pour Hedy explique ce que votre administrateur doit faire.

Rappels de réunion

Activez Détecter automatiquement les réunions planifiées et Hedy lit vos événements à venir, puis programme un rappel pour chacun. Environ une minute avant le début d’une réunion, vous recevez une notification demandant « Voulez-vous Hedy dans cette réunion ? ». En appuyant dessus, vous ouvrez une invite en un seul appui, où Démarrer la session commence immédiatement la capture ou Pas maintenant la ferme.

Vous n’avez pas besoin de garder l’application ouverte. Les rappels sont envoyés par les serveurs de Hedy, ils arrivent donc même après la fermeture de l’application ou le redémarrage de votre téléphone.

Rappels sur Mac et Windows

Le rappel qui arrive même lorsque l’application est complètement fermée est une fonctionnalité iPhone et Android. Sur Mac et Windows, Hedy affiche la même invite « Voulez-vous Hedy dans cette réunion ? » sous forme de notification dans l’application ou en surimpression pendant que l’application fonctionne. Gardez donc Hedy ouvert ou en arrière-plan pour la recevoir.

Les rappels sont propres à chaque appareil

Le bouton Détecter automatiquement les réunions planifiées se règle séparément sur chaque appareil. Désactivez-le sur un appareil où vous ne voulez pas recevoir de rappels push, par exemple votre tablette, et vous continuerez à les recevoir sur votre téléphone. La connexion à votre calendrier reste en place.

Autoriser les notifications

La première fois que vous activez les rappels, votre téléphone demande l’autorisation d’envoyer des notifications. Si vous l’accordez, les rappels apparaissent sur votre écran verrouillé. Si vous refusez, le bouton reste activé et vous verrez tout de même l’invite dans l’application lorsqu’une réunion commence, mais vous ne recevrez pas l’alerte sur l’écran verrouillé tant que vous n’aurez pas activé les notifications pour Hedy dans les réglages système. Consultez Corriger les permissions de l’application sur iPhone et Android pour savoir comment les réactiver.

Utiliser les détails de réunion dans vos notes

Activez Partager les détails de la réunion avec Hedy et Hedy utilise la réunion en cours comme contexte pour la session. Son résumé, ses notes détaillées et ses suggestions en temps réel sont alors ancrés dans le sujet de la réunion, au lieu de le déduire des premières minutes de conversation. Comme l’indique la description du bouton, Hedy peut faire référence aux détails de la réunion dans ses suggestions.

Voici ce que Hedy lit dans l’événement, et comment chaque champ est utilisé :

Champ	Comment Hedy l’utilise
Titre	Cadre le sujet de la réunion
Heure et durée	Confirme à quel événement la session appartient, ponctuel ou récurrent
Lieu ou lien vidéo	Indique si la réunion se tient en personne ou sur Google Meet, Microsoft Teams, Zoom et similaires
Participants	Aide à orthographier correctement les noms des participants dans la transcription
Ordre du jour (description de l’événement)	Ancre les notes et suggestions dans les sujets prévus (Google Calendar uniquement)

Avec Outlook Calendar, Hedy ne lit ni ne stocke la description de l’événement. Il utilise le titre, l’heure, le lieu, les participants et le lien pour rejoindre la réunion Teams.

Les noms des participants servent uniquement d’indices orthographiques, jamais de preuve de présence ou de prise de parole. Ce que Hedy entend dans la conversation passe toujours avant le calendrier.

La puce Contexte du calendrier

Lorsqu’une réunion chevauche le moment où vous démarrez une session, une puce Contexte du calendrier apparaît sur l’écran de démarrage avec le titre et l’heure de l’événement. La puce contient un bouton pour inclure ou exclure cet événement pour cette session uniquement. Le réglage global Partager les détails de la réunion avec Hedy décide de la valeur par défaut ; la puce la remplace pour une seule session.

Confidentialité et résidence des données

La connexion est en lecture seule : Hedy peut lire vos événements, mais ne crée, modifie, déplace ni supprime jamais rien dans votre calendrier, et n’envoie jamais d’invitations. Avec Outlook Calendar, Hedy demande uniquement à Microsoft l’autorisation de lire vos calendriers, de voir votre profil de base et de rester connecté.

Les détails de réunion sont enregistrés avec la session que vous démarrez à partir de l’événement : ils restent dans cette session (sur votre appareil et, si Synchronisation cloud est activée, dans le cloud) jusqu’à ce que vous supprimiez la session. Si un participant n’a pas de nom dans l’invitation, Hedy utilise son adresse e-mail à la place. Hedy prend un instantané du calendrier au démarrage de la session ; modifier l’événement ensuite ne change donc pas une session déjà capturée.

Si votre compte stocke ses données dans la région UE, les données de votre calendrier sont traitées dans l’UE, comme le reste de vos données Hedy. Les rappels excluent aussi le nom de la réunion de la notification et indiquent « La réunion commence » à la place, et ce traitement IA passe par une infrastructure européenne. Le texte du rappel est affiché dans votre langue préférée dans Hedy.

Désactiver les fonctionnalités ou déconnecter le calendrier

Pour ignorer les détails de réunion pour une seule session, désactivez la puce Contexte du calendrier avant de commencer. Pour désactiver une fonctionnalité partout, ouvrez Paramètres → Automatisation et données et désactivez Détecter automatiquement les réunions planifiées ou Partager les détails de la réunion avec Hedy.

Vous pouvez déconnecter votre calendrier à tout moment dans cette même section. La déconnexion désactive les deux fonctionnalités, supprime l’accès enregistré par Hedy, arrête les mises à jour du calendrier et supprime les données de calendrier que Hedy conserve pour les rappels. Les détails de réunion déjà enregistrés avec une session restent dans cette session jusqu’à ce que vous la supprimiez.

Avec Outlook Calendar, votre compte Microsoft conserve l’autorisation que vous avez accordée à Hedy jusqu’à ce que vous la supprimiez. Pour un compte Microsoft personnel (Outlook.com), ouvrez account.live.com/consent/Manage et supprimez Hedy. Pour un compte professionnel ou scolaire, demandez à votre administrateur informatique de la supprimer.

Vous ne recevez pas de rappels ?

Confirmez que Détecter automatiquement les réunions planifiées est activé sur l’appareil que vous avez en main, car ce réglage est propre à chaque appareil.
Confirmez que votre calendrier est toujours connecté sous Paramètres → Automatisation et données.
Vérifiez que les notifications sont autorisées pour Hedy dans les réglages système de votre téléphone.
Un rappel ne se déclenchera pas longtemps après le début d’une réunion : un rappel manqué depuis plus de quelques minutes n’apparaîtra pas en retard.

Impossible de connecter votre calendrier ?

Si la connexion se termine par une erreur comme « Synchronisation de l’agenda déconnectée. » ou « Impossible de connecter Outlook Calendar. Veuillez réessayer. », la connexion n’a pas abouti. Plusieurs choses peuvent vous aider :

Sur un Mac ou un PC Windows, redémarrez l’ordinateur, puis ouvrez Hedy et réessayez de vous connecter. La connexion est enregistrée dans le stockage sécurisé de votre système, et un redémarrage efface un état bloqué qui peut l’empêcher.
Votre connexion au calendrier est liée à votre compte, pas à un seul appareil. Si un appareil ne parvient pas à se connecter, connectez-vous depuis un autre, par exemple votre iPhone, et vos autres appareils récupèrent automatiquement la connexion et l’affichent comme connectée.
Lorsque Google ou Microsoft demande l’autorisation, autorisez l’accès au calendrier. Si cette case n’est pas cochée, la connexion ne peut pas s’établir.
Avec un compte Microsoft professionnel ou scolaire, votre organisation doit peut-être d’abord approuver Hedy. Consultez Approbation administrateur Microsoft 365 pour Hedy.

Une fois que vous avez démarré une session, sa gestion fonctionne comme n’importe quelle autre. Consultez Démarrer, mettre en pause et terminer des sessions et Récapitulatifs de session et notes détaillées.