Hedy für Recruiting nutzen

Führen Sie bessere Bewerbungsgespräche mit einem Copiloten, der die Rolle und den Kandidaten kennt. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Hedys Sitzungstyp Recruitment einrichten und optimal nutzen. Sie richtet sich an alle, die einstellen: Recruiter, Hiring Manager und alle, die an einer Interviewrunde beteiligt sind. Wenn Sie selbst interviewt werden, lesen Sie stattdessen Hedy für Vorstellungsgespräche nutzen.

Das funktioniert bei jedem Format: Video-Interviews über Teams, Zoom oder Meet, während Hedy auf Ihrem Desktop läuft, Telefonscreenings und persönliche Gespräche mit Ihrem Telefon oder Laptop im Raum. Informieren Sie den Kandidaten unabhängig vom Format darüber, dass Sie einen KI-Assistenten für Notizen verwenden, und halten Sie sich an die Offenlegungsregeln Ihres Unternehmens. Außerdem können Sie dadurch wirklich zuhören, statt mitzuschreiben.

Schritt 1: Den Sitzungstyp Recruitment auswählen

Stellen Sie vor dem Gespräch sicher, dass Hedy im richtigen Modus ist:

1. Öffnen Sie Settings und gehen Sie zum Tab Sessions

2. Wählen Sie Recruitment als Sitzungstyp

Damit schaltet Hedy in den Interviewermodus. Die Vorschläge, die Zusammenfassung und die detaillierten Notizen sind darauf ausgerichtet, den Kandidaten zu beurteilen, seine Erfahrung genauer zu beleuchten und die praktischen Aspekte der Einstellung zu klären.

Schritt 2: Die Stellenbeschreibung in den Sitzungskontext einfügen

Dies ist der wiederverwendbare Teil Ihrer Einrichtung. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Kontext für die Rolle: Öffnen Sie Settings, gehen Sie zu Personalization und tippen Sie auf Add Context. Geben Sie dort alles ein, was für jeden Kandidaten dieser Rolle gleich bleibt, und wählen Sie den Kontext dann beim Start eines Gesprächs aus dem Dropdown-Menü Session Context aus. Wenn Sie gleichzeitig für mehrere Rollen einstellen, speichern Sie für jede Rolle einen eigenen Kontext und wählen Sie vor jedem Gespräch den passenden aus.

Folgendes gehört hinein:

Die Stellenbeschreibung

Fügen Sie sie ein. Hedy passt seine Vorschläge an die tatsächlichen Anforderungen der Rolle an, statt allgemeine Interviewfragen zu stellen.

Ihre unverzichtbaren Anforderungen, die nicht in der Ausschreibung stehen

Dinge, die in der Ausschreibung zu kurz kommen: eine zwingend erforderliche Zertifizierung, der tatsächliche Tech-Stack des Teams oder die Arbeitszeiten, die die Rolle wirklich verlangt. Hedy kann Sie darauf hinweisen, wenn eine dieser Anforderungen noch nicht angesprochen wurde.

Was gute Arbeit in Ihrem Team auszeichnet

Die Eigenschaften, die Ihre besten Mitarbeiter in dieser Rolle gemeinsam haben, und die Gründe, an denen frühere Einstellungen gescheitert sind. Diese Informationen gelten für jeden Kandidaten und schärfen, worauf Hedy achtet.

Beispiel für einen Sitzungskontext: “Stellenbeschreibung unten eingefügt. Unverzichtbare Anforderungen, die aus der Ausschreibung nicht hervorgehen: Diese Rolle übernimmt Wochenenddienste, und wir benötigen jemanden, der sicher vor Führungskräften präsentiert. Unsere stärksten Mitarbeiter in dieser Rolle bleiben im Umgang mit frustrierten Kunden ruhig; die beiden Einstellungen, die nicht funktioniert haben, hatten Schwierigkeiten mit dem Schichtplan.”

Achten Sie darauf, was fehlt: der Kandidat. Kandidaten wechseln mit jedem Gespräch und werden daher eine Ebene höher im Thema hinterlegt.

Schritt 3: Für jeden Kandidaten ein Thema erstellen

Alles, was sich auf einen bestimmten Kandidaten bezieht, gehört in ein Thema. Dies ist der wirkungsvollste Teil der Einrichtung, denn ein Einstellungsprozess besteht nie nur aus einem Gespräch:

1. Erstellen Sie ein Thema mit dem Namen des Kandidaten

2. Fügen Sie jedes Gespräch über ihn hinzu: das Screening-Gespräch, die Runde mit dem Hiring Manager, das Panel und die Referenzgespräche

3. Öffnen Sie das Thema, tippen Sie auf Edit und fügen Sie den Lebenslauf des Kandidaten in das Kontextfeld ein

Beim letzten Schritt handelt es sich um den Themenkontext, der automatisch für jede Sitzung innerhalb des Themas gilt. Der Lebenslauf begleitet den Kandidaten durch jede Runde, ohne dass Sie ihn erneut eingeben müssen, und die Stellenbeschreibung bleibt über den zugrunde liegenden Sitzungskontext verfügbar. Beim nächsten Kandidaten erstellen Sie ein neues Thema und fügen seinen Lebenslauf ein; Ihre Einrichtung für die Rolle bleibt unverändert.

In den Themenkontext gehören auch die Ziele der jeweiligen Runde, da sie sich im Verlauf des Bewerbungsprozesses ändern. Ergänzen Sie vor jeder Runde eine Zeile dazu, was in diesem Gespräch geklärt werden muss: Ein Screening-Gespräch, in dem grundlegende Voraussetzungen geprüft werden, unterscheidet sich von einer Abschlussrunde, in der Sie den Kandidaten überzeugen möchten.

Da Hedy sowohl den Lebenslauf als auch das laufende Gespräch kennt, kann es beides miteinander vergleichen. Wenn ein Kandidat seine letzte Rolle anders beschreibt als in seinem Lebenslauf, können Sie das noch im Gespräch erkennen und direkt nachfragen, statt erst zwei Tage später in der Nachbesprechung darauf zu stoßen: Fragen Sie im Chat nach oder tippen Sie auf die Schnellaktion “Something feels off”.

Das Thema erstellt außerdem über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg ein fortlaufendes Profil des Kandidaten: Qualifikationen im Verhältnis zur Rolle, Bedenken aus früheren Runden und Fragen, die noch niemand gestellt hat. Öffnen Sie vor der nächsten Runde das Thema und sehen Sie genau, was noch geklärt werden muss.

Kostenlose Konten enthalten ein Thema, das für einen aktiven Kandidaten ausreicht. Pro-Konten bieten unbegrenzte Themen, jeweils eines pro Kandidat in Ihrer Pipeline.

Schritt 4: Das Bewerbungsgespräch starten

Drücken Sie Start und konzentrieren Sie sich auf den Kandidaten. Hedy hört im Hintergrund zu und benötigt während des Gesprächs nichts von Ihnen.

Automatische Vorschläge erscheinen von selbst, während sich das Gespräch entwickelt. Werfen Sie einen Blick darauf, wenn Sie einen Moment haben. Hedy wählt bewusst aus: Es zeigt jeweils ein bis drei Vorschläge und nur dann, wenn sie eine Unterbrechung Ihrer Konzentration wert sind. Sie erscheinen in den Momenten, die für einen Interviewer am wichtigsten sind:

• Nachfragen wenn eine Antwort oberflächlich geblieben ist und es sich lohnt, die dahinterliegende Erfahrung genauer zu beleuchten

• Klärungsfragen wenn etwas, das der Kandidat sagt, seinem Lebenslauf oder einer früheren Runde zu widersprechen scheint und genauer geklärt werden sollte

• Noch nicht behandelte Themen wenn das Gespräch abschweift und eine unverzichtbare Anforderung aus Ihrem Kontext noch nicht angesprochen wurde

• Gelegenheiten, die Rolle zu verkaufen wenn der Kandidat echtes Interesse signalisiert und der richtige Moment gekommen ist, die Rolle attraktiv zu präsentieren

• Praktische Rahmenbedingungen wenn Vergütung, Kündigungsfristen oder Fragen zum Arbeitsort aufkommen, bei denen man sich mitten im Gespräch leicht verhaspelt

Sie können Hedy auch jederzeit direkt im Chat fragen. “Gibt es Unstimmigkeiten, auf die ich achten sollte?” und “Was wurde dieser Kandidat noch nicht gefragt?” funktionieren genau so, wie Sie es erwarten, denn Hedy hat den Lebenslauf, die Stellenbeschreibung und jede frühere Runde vor sich.

Schnellaktionen, die Sie jederzeit antippen können

Wenn Sie im jeweiligen Moment gezielte Hilfe benötigen, tippen Sie auf eine Schnellaktion. Die vollständige Liste finden Sie in der Referenz zu den Quick Prompts für Recruiting. Es gibt fünf Kategorien:

First Impressions

• Die Eignung des Kandidaten anhand der Rollenanforderungen prüfen

• Verstehen, warum er wirklich wechseln möchte

• Klären, warum sich etwas nicht stimmig anfühlt, bevor der Moment vorübergeht

Dig Deeper

• Über eine einstudierte Antwort hinaus nachfragen, was der Kandidat tatsächlich getan hat

• Prüfen, ob er selbst praktisch arbeitet oder die Arbeit anderer beschreibt

• Zeitangaben und Zahlen hinterfragen, die nicht aufgehen

Team & Culture

• Erkunden, wie der Kandidat führt, zusammenarbeitet und über Management denkt

• Beurteilen, ob er zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passt

• Genau prüfen, wie er mit Konflikten und Rückschlägen umgeht

Practical Matters

• Das Gespräch über die Vergütung souverän eröffnen

• Verfügbarkeit, Kündigungsfrist und Arbeitsort klären

• Herausfinden, bei welchen anderen Unternehmen er sich im Bewerbungsprozess befindet

Close Strong

• Seine Bedenken ansprechen, bevor das Gespräch endet

• Einem Wunschkandidaten die Gelegenheit überzeugend präsentieren

• Klare Erwartungen für die nächsten Schritte setzen

Schritt 5: Die Ergebnisse überprüfen

Nach dem Gespräch erstellt Hedy zwei Ergebnisse, die auf eine Einstellungsentscheidung zugeschnitten sind:

Sitzungszusammenfassung (Recap)

• Kandidatenprofil zu Fähigkeiten, Erfahrung und wichtigen Qualifikationen im Verhältnis zur Rolle

• Bewertungsnotizen mit Stärken, Bedenken und Signalen zur kulturellen Passung

• Praktische Details wie Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit und Präferenzen zum Arbeitsort

• Nächste Schritte mit Folgeaktionen und dem Zeitplan für die Entscheidung

Detaillierte Notizen

Ein aus dem Gespräch erstelltes, strukturiertes und wiederverwendbares Kandidatenprofil: eine dreizeilige berufliche Zusammenfassung, wichtige Informationen (aktuelle Rolle, Arbeitsort, Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellungen, zentrale Fähigkeiten), Berufserfahrung, Ausbildung und Zertifizierungen, fachliche und soziale Kompetenzen, Notizen für Recruiter zu Stärken, zu berücksichtigenden Punkten und kultureller Passung sowie die nächsten Schritte. Es beschränkt sich auf das, was tatsächlich gesagt wurde, und kennzeichnet alles, was im Gespräch nicht behandelt wurde, als nicht angegeben, statt zu raten.

Beide fließen in das Thema ein. Die Übersicht des Kandidaten wird nach jeder Runde aktualisiert, sodass das Profil immer das neueste Gespräch berücksichtigt.

Was Hedy niemals tun wird

• Kandidaten mit Punktzahlen bewerten. Hedy macht Belege sichtbar: was gesagt wurde, was dem Lebenslauf widerspricht und was noch nicht gefragt wurde. Es vergibt keine Punktzahlen, und Sie sollten jeder KI skeptisch gegenüberstehen, die behauptet, Kandidaten objektiv bewerten zu können. Das Urteil bleibt bei Ihnen.

• Als Bot an Ihrem Gespräch teilnehmen. Hedy ist eine App auf Ihrem eigenen Gerät. Nichts tritt dem Meeting bei, und auf der Seite des Kandidaten erscheint nichts.

• Die Einstellungsentscheidung treffen. Hedy organisiert, was passiert ist, und kann nächste Schritte für Ihre Pipeline vorschlagen. Es ist jedoch eine gut strukturierte Erinnerung an das Gespräch und kein Urteil. Die endgültige Entscheidung liegt bei Ihnen.

• Etwas ohne Ihre Zustimmung teilen. Vorschläge, Notizen und Beurteilungen bleiben bei Ihnen, sofern Sie sie nicht selbst exportieren oder teilen.

Audioaufnahmen sind eine separate, optionale Einstellung in Hedy, und bei Bewerbungsgesprächen gelten besonders häufig Einwilligungsregeln und Unternehmensrichtlinien. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, lesen Sie zuerst die Informationen zu Aufnahmegesetzen und Einwilligung und klären Sie mit Ihrer Personal- oder Rechtsabteilung, welche Anforderungen für Ihren Prozess gelten.

Tipps für beste Ergebnisse

• Kontext ist alles. Die Stellenbeschreibung in Ihrem Sitzungskontext und der Lebenslauf im Thema machen den Unterschied zwischen Fragen für diesen Kandidaten und allgemeinen Interviewfloskeln.

• Aktualisieren Sie den Themenkontext zwischen den Runden. Ergänzen Sie die Notizen früherer Interviewer, Bedenken, die erneut geprüft werden sollten, und alles, was der Kandidat vorbereiten sollte. Die Vorschläge für die nächste Runde berücksichtigen all diese Informationen.

• Briefen Sie den nächsten Interviewer anhand des Themas. Die unbeantworteten Fragen in der Übersicht des Kandidaten sind eine fertige Vorbereitung für die Person, die die nächste Runde führt. So wiederholen die einzelnen Runden nicht mehr dieselben Fragen.

• Bleiben Sie präsent. Die Vorschläge sind da, wenn Sie einen Blick darauf werfen. Kandidaten bemerken Ablenkung schnell, und das Bewerbungsgespräch ist immer noch ein Gespräch und keine Checkliste.

Pro-Tipp: Fragen Sie direkt nach dem Gespräch im Chat: “Worauf sollte sich der nächste Interviewer konzentrieren?” Tun Sie das, solange Ihre eigenen Eindrücke noch frisch sind. Fügen Sie die Antwort in den Themenkontext ein, damit die nächste Runde genau dort beginnt, wo diese aufgehört hat.