Compartir sesiones y temas

¿Qué es compartir en Hedy?

La funcionalidad de compartir permite a los usuarios Pro compartir sesiones individuales o temas completos (carpetas) con otras personas, facilitando la colaboración en notas de reuniones e información clave. Los destinatarios reciben acceso de solo lectura a su contenido compartido, incluyendo transcripciones completas, grabaciones de audio (si están disponibles) y resúmenes generados por IA. Para compartir un solo momento en lugar de una sesión completa, también puede compartir un Hedy Highlight.

Primeros pasos para compartir

1. Asegúrese de tener una suscripción Pro (requerida para compartir)

2. Navegue hasta la sesión o el tema que desea compartir

3. Toque el botón de compartir

4. Elija su método de compartir: invitación por correo electrónico o enlace de un solo uso

5. Envíe o copie el enlace para compartir

Nota: No necesita activar la sincronización completa en la nube para compartir sesiones. Consulte “Compartir sesiones locales” a continuación para más detalles.

Cómo funciona el uso compartido

El sistema de compartir de Hedy proporciona acceso seguro y controlado a su contenido:

• Invitaciones por correo electrónico: Ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios para enviar invitaciones. Recibirán un correo electrónico con un enlace seguro de un solo uso.

• Enlaces de un solo uso: Genere un enlace único que expira después de un uso o 7 días, lo que ocurra primero.

• Acceso de solo lectura: Los destinatarios pueden ver pero no editar su contenido compartido.

Compartir una sesión

1. Abra la sesión que desea compartir

2. Toque “Invite” en el menú de tres puntos

3. En el diálogo de compartir, elija su método:

   • Correo electrónico: Cambie al modo de correo electrónico e ingrese las direcciones de los destinatarios

   • Enlace: Cambie al modo de enlace para generar un enlace que pueda copiar

4. Para correo electrónico: Toque “Send”

5. Para enlace: Toque “Copy Link” para copiar al portapapeles

Compartir un tema (carpeta)

1. Navegue a su vista de Topics

2. Abra el tema que desea compartir

3. Toque “Invite” en el menú de tres puntos

4. Siga el mismo proceso que para compartir una sesión

5. Todas las sesiones actuales y futuras en este tema estarán accesibles para los destinatarios

Nota: Cuando comparte un tema, los destinatarios obtienen acceso a todas las sesiones dentro de él, incluyendo cualquier sesión nueva que agregue posteriormente a ese tema.

Compartir sesiones locales (sin sincronización en la nube)

Puede compartir sesiones individuales incluso si no tiene activada la sincronización completa en la nube. Esta funcionalidad le permite mantener sus datos locales mientras comparte selectivamente sesiones específicas cuando sea necesario.

1. Abra la sesión local que desea compartir

2. Toque “Invite” en el menú de tres puntos

3. Hedy subirá solo esa sesión a la nube para compartirla

4. La sesión permanece disponible para compartir mientras sus otras sesiones se mantienen locales

Esto es perfecto para usuarios que prefieren mantener sus datos privados pero que ocasionalmente necesitan compartir una reunión específica con colegas.

Gestionar contenido compartido

Acceda a la sección Invites para controlar todos sus elementos compartidos:

1. Abra Configuración y vaya a la pestaña Cuenta, luego desplácese hasta la sección Invitaciones

2. Vea tres pestañas:

   • My Shares: Contenido que usted ha compartido con otros

   • Compartido conmigo: Contenido que otros han compartido con usted

   • Share Links: Estado de los enlaces de compartir generados

3. Para revocar acceso: Busque el elemento compartido y toque “Revoke”

4. Monitoree el estado de los enlaces: Vea si los enlaces están usados, expirados o activos

Ver contenido compartido con usted

1. Cuando alguien comparte contenido con usted, recibirá un correo electrónico con un enlace

2. El contenido compartido aparecerá automáticamente en su lista de sesiones y temas

¿Qué se comparte?

Cuando comparte una sesión o tema, los destinatarios obtienen acceso de solo lectura a:

• Transcripciones completas: Transcripción de texto completa de la sesión

• Resúmenes de IA: Todas las conclusiones generadas por IA, puntos clave y elementos de acción

• Metadatos de la sesión: Fecha, duración e información del tema

• Contenido futuro: Para temas, cualquier sesión nueva agregada posteriormente también es accesible

Privacidad y seguridad

Su privacidad está protegida durante todo el proceso de compartir:

• Tokens seguros: Los enlaces de compartir utilizan tokens aleatorios criptográficamente seguros

• Protección de un solo uso: Cada enlace solo puede usarse una vez

• Expiración de 7 días: Los enlaces no utilizados expiran automáticamente después de 7 días

• Acceso revocable: Revoque instantáneamente cualquier elemento compartido desde la gestión de elementos compartidos

Mejores prácticas

• Revise el contenido de la sesión antes de compartir para asegurarse de que no se incluya información confidencial

• Use la pantalla de gestión de elementos compartidos para monitorear los elementos compartidos activos

• Recuerde que compartir un tema incluye todas las sesiones futuras agregadas a ese tema

• Revise y revoque regularmente los elementos compartidos antiguos que ya no necesite

• Cree temas dedicados para contenido que comparte frecuentemente con equipos específicos

Solución de problemas

El destinatario no recibió la invitación por correo electrónico

• Verifique la dirección de correo electrónico en busca de errores tipográficos

• Pídales que revisen las carpetas de spam/correo no deseado

• El envío de correo electrónico es asíncrono - espere unos minutos

• Intente generar un enlace en su lugar y compartirlo directamente

• Verifique si Cloud Functions está operativo en su región

El enlace de un solo uso dice que está expirado o ya fue usado

• Los enlaces de un solo uso solo pueden accederse una vez

• Los enlaces expiran automáticamente después de 7 días si no se usan

• Una vez usado, el enlace se invalida inmediatamente

• Genere un nuevo enlace desde la gestión de elementos compartidos si es necesario

No puede encontrar el contenido compartido

• El contenido compartido aparece en sus listas regulares de Sessions/Topics

• Busque elementos marcados con un indicador de compartido

• Acceda a Configuración → Cuenta → Invitaciones → Compartido conmigo

• Asegúrese de haber iniciado sesión en la cuenta correcta

• Intente actualizar su lista de sesiones deslizando hacia abajo

Desea revocar el acceso al contenido compartido

• Vaya a Configuración → Cuenta → Invitaciones

• Navegue a la pestaña “My Shares”

• Busque el elemento compartido que desea revocar

• Toque “Revoke” para eliminar el acceso inmediatamente

Consejo profesional: Cree un tema dedicado para contenido que comparte regularmente con su equipo. Cuando comparta el tema una vez, todas las sesiones futuras agregadas a él serán automáticamente accesibles para los destinatarios.