Comment utiliser Hedy pour le recrutement

Menez de meilleurs entretiens avec un copilote qui connaît le poste et le candidat. Ce guide vous explique comment configurer et tirer le meilleur parti du type de session Recrutement de Hedy. Il s’adresse aux personnes qui recrutent : recruteurs, responsables du recrutement et toute personne participant au processus d’entretien. Si vous êtes la personne interviewée, consultez plutôt Comment utiliser Hedy pour réussir vos entretiens d’embauche.

Il fonctionne pour tous les formats : entretiens vidéo sur Teams, Zoom ou Meet avec Hedy sur votre ordinateur, présélections téléphoniques et entretiens en personne avec votre téléphone ou votre ordinateur portable dans la pièce. Quel que soit le format, informez le candidat que vous utilisez un assistant IA pour prendre des notes et respectez les règles de votre entreprise en matière d’information. Cela vous permet aussi d’écouter vraiment au lieu de prendre des notes.

Étape 1 : sélectionnez le type de session Recrutement

Avant l’entretien, assurez-vous que Hedy est dans le bon mode :

1. Ouvrez Settings et accédez à l’onglet Sessions

2. Sélectionnez Recrutement comme type de session

Cela fait passer Hedy en mode intervieweur. Les suggestions, le récapitulatif et les notes détaillées sont conçus pour évaluer le candidat, approfondir son expérience et gérer les aspects pratiques du recrutement.

Étape 2 : ajoutez la description du poste au contexte de session

C’est la partie réutilisable de votre configuration. Créez un contexte personnalisé pour le poste : ouvrez Settings, accédez à Personalization, puis appuyez sur Add Context. Ajoutez tout ce qui reste vrai pour chaque candidat à ce poste, puis sélectionnez ce contexte dans le menu déroulant Session Context lorsque vous démarrez un entretien. Si vous recrutez pour plusieurs postes à la fois, enregistrez un contexte par poste et choisissez le bon avant chaque échange.

Voici ce qu’il faut inclure :

La description du poste

Collez-la. Hedy adapte ses suggestions aux exigences réelles du poste au lieu de proposer des questions d’entretien génériques.

Vos critères indispensables au-delà de l’annonce

Les éléments que l’annonce ne met pas assez en avant : une certification non négociable, la véritable stack technique de l’équipe ou les horaires réellement exigés par le poste. Hedy peut vous signaler lorsqu’un de ces points n’a pas encore été abordé.

Les qualités qui font la réussite dans votre équipe

Les traits communs à vos meilleurs collaborateurs à ce poste et les difficultés rencontrées par les recrues qui n’ont pas réussi. Ces éléments restent vrais pour chaque candidat et permettent à Hedy de mieux cibler ce qu’il doit écouter.

Exemple de contexte de session : « Description du poste collée ci-dessous. Critères indispensables qui ne ressortent pas clairement de l’annonce : ce poste inclut des permanences le week-end et nous avons besoin d’une personne à l’aise pour présenter devant des dirigeants. Nos meilleurs collaborateurs à ce poste gardent leur calme face à des clients mécontents ; les deux recrues qui n’ont pas réussi ont eu des difficultés avec les horaires en rotation. »

Notez ce qui manque : le candidat. Les candidats changent à chaque entretien, ils se trouvent donc au niveau supérieur, dans le sujet.

Étape 3 : créez un sujet pour chaque candidat

Tout ce qui concerne spécifiquement un candidat va dans un sujet. C’est la partie la plus puissante de la configuration, car un recrutement ne se résume jamais à un seul échange :

1. Créez un sujet portant le nom du candidat

2. Ajoutez-y chaque échange à son sujet : l’appel de présélection, l’entretien avec le responsable du recrutement, le panel et les appels de prise de références

3. Ouvrez le sujet, appuyez sur Edit et collez le CV du candidat dans le champ de contexte

Cette dernière partie correspond au contexte du sujet, qui s’applique automatiquement à chaque session du sujet. Le CV suit le candidat à chaque tour sans que vous ayez à le saisir de nouveau, tandis que la description du poste reste accessible grâce au contexte de session en dessous. Lorsque le candidat suivant arrive, créez un nouveau sujet et collez-y son CV ; la configuration du poste ne bouge pas.

Le contexte du sujet accueille également les objectifs propres à chaque tour, car ils évoluent à mesure que le candidat avance. Avant chaque tour, ajoutez une ligne sur ce que cet échange doit établir : un appel de présélection destiné à vérifier les éléments de base ne poursuit pas le même objectif qu’un dernier tour destiné à conclure.

Comme Hedy dispose à la fois du CV et de la conversation en direct, il peut les comparer. Lorsqu’un candidat décrit son dernier poste différemment de ce qu’indique son CV, vous pouvez le repérer pendant qu’il est encore temps de poser la question, plutôt que deux jours plus tard lors d’un débriefing : interrogez Hedy dans le chat ou appuyez sur l’action rapide « Quelque chose semble louche ».

Le sujet permet également de constituer un profil cumulatif du candidat sur l’ensemble du processus : adéquation des qualifications avec le poste, préoccupations soulevées lors des tours précédents et questions que personne n’a encore posées. Avant le tour suivant, ouvrez le sujet pour voir précisément ce qui reste sans réponse.

Les comptes gratuits incluent un sujet, ce qui couvre un candidat actif. Les comptes Pro proposent des sujets illimités, un pour chaque candidat de votre processus de recrutement.

Étape 4 : démarrez l’entretien

Appuyez sur démarrer et concentrez-vous sur le candidat. Hedy écoute en arrière-plan et ne vous demande rien pendant l’entretien.

Les suggestions automatiques apparaissent d’elles-mêmes au fil de la conversation. Jetez un coup d’œil quand vous avez un moment. Hedy sélectionne volontairement ses interventions : une à trois suggestions apparaissent à la fois, uniquement lorsqu’elles justifient de détourner votre attention. Elles s’affichent aux moments qui comptent le plus pour un intervieweur :

• Questions de suivi lorsqu’une réponse reste superficielle et que l’expérience sous-jacente mérite d’être approfondie

• Prompts de clarification lorsqu’un élément mentionné par le candidat semble contredire son CV ou un tour précédent et mérite d’être précisé

• Points non abordés lorsque la conversation s’égare et qu’un critère indispensable de votre contexte n’a pas encore été évoqué

• Occasions de valoriser le poste lorsque le candidat manifeste un réel intérêt et que le moment est venu de rendre le poste attractif

• Aspects pratiques lorsque la rémunération, le préavis ou la localisation sont abordés, des sujets sur lesquels il est facile de trébucher au milieu d’un échange

Vous pouvez aussi interroger Hedy directement dans le chat à tout moment. « Y a-t-il des incohérences auxquelles je devrais prêter attention ? » et « Quelles questions n’a-t-on pas encore posées à ce candidat ? » fonctionnent exactement comme vous l’espérez, car Hedy a sous les yeux le CV, la description du poste et tous les tours précédents.

Actions rapides que vous pouvez utiliser à tout moment

Lorsque vous avez besoin d’une aide précise sur le moment, appuyez sur une action rapide. La liste complète se trouve dans la référence Prompts rapides pour recrutement. Il y a cinq catégories :

Premières impressions

• Vérifier l’adéquation du candidat avec les exigences du poste

• Comprendre pourquoi il cherche réellement à changer de poste

• Préciser ce qui semble louche avant que cela ne vous échappe

Creuser plus profond

• Aller au-delà d’une réponse préparée pour comprendre ce que le candidat a réellement fait

• Vérifier s’il a lui-même mis la main à la pâte ou s’il décrit le travail de quelqu’un d’autre

• Questionner les chronologies et les chiffres qui ne collent pas

Équipe et culture

• Explorer sa manière de diriger, de collaborer et d’envisager le management

• Évaluer son adéquation avec le fonctionnement réel de votre équipe

• Tester sa façon de gérer les conflits et les revers

Questions pratiques

• Aborder clairement la question de la rémunération

• Préciser sa disponibilité, son préavis et sa localisation

• Découvrir auprès de quelles autres entreprises il passe des entretiens

Conclure en force

• Répondre à ses hésitations avant la fin de l’appel

• Vendre l’opportunité à un candidat que vous souhaitez recruter

• Définir clairement les attentes pour les prochaines étapes

Étape 5 : consultez les résultats

Après l’entretien, Hedy génère deux sorties conçues pour faciliter la décision d’embauche :

Résumé de session (Récap)

• Profil du candidat couvrant ses compétences, son expérience et ses principales qualifications par rapport au poste

• Notes d’évaluation avec ses points forts, les points de vigilance et les signes d’adéquation culturelle

• Détails pratiques comme les attentes salariales, la disponibilité et les préférences géographiques

• Prochaines étapes avec les actions de suivi et le calendrier de décision

Notes détaillées

Un profil candidat structuré à partir de la conversation et prêt à être réutilisé : un résumé professionnel en trois lignes, les informations clés (poste actuel, localisation, préavis, attentes salariales et compétences principales), l’expérience professionnelle, la formation et les certifications, les compétences techniques et relationnelles, les notes du recruteur sur les points forts, les points à prendre en compte et l’adéquation culturelle, ainsi que les prochaines étapes. Il s’en tient à ce qui a réellement été dit et indique « non renseigné » pour tout élément non abordé pendant l’entretien au lieu de faire des suppositions.

Ces deux sorties alimentent le sujet. La vue d’ensemble du candidat s’actualise après chaque tour, afin que son profil reflète toujours la conversation la plus récente.

Ce que Hedy ne fera jamais

• Attribuer une note aux candidats. Hedy met en avant les éléments factuels : ce qui a été dit, ce qui contredit le CV et ce qui n’a pas été demandé. Il ne produit pas de notes, et vous devriez vous méfier de toute IA qui prétend pouvoir évaluer objectivement les candidats. Le jugement vous appartient.

• Rejoindre votre appel sous forme de bot. Hedy est une application sur votre propre appareil. Rien ne rejoint la réunion et rien n’apparaît du côté du candidat.

• Prendre la décision d’embauche. Hedy organise ce qui s’est passé et peut suggérer les prochaines étapes de votre processus, mais il constitue une mémoire bien organisée de l’entretien, pas un verdict. La décision finale vous appartient.

• Partager quoi que ce soit sans votre accord. Les suggestions, les notes et les évaluations restent privées, sauf si vous choisissez de les exporter ou de les partager.

L’enregistrement audio est un réglage distinct et facultatif dans Hedy, et les entretiens font précisément partie des conversations auxquelles les règles de consentement et la politique de votre entreprise peuvent s’appliquer. Si vous l’activez, consultez d’abord les lois sur l’enregistrement et le consentement, puis vérifiez auprès de votre équipe RH ou juridique ce qu’exige votre processus.

Conseils pour de meilleurs résultats

• Le contexte est tout. La description du poste dans votre contexte de session et le CV dans le sujet font la différence entre des questions adaptées à ce candidat et des questions d’entretien génériques.

• Mettez à jour le sujet entre les différents tours. Ajoutez les remarques des intervieweurs précédents, les points de vigilance à réexaminer et tout ce que le candidat devait préparer. Les suggestions du tour suivant tiendront compte de l’ensemble de ces éléments.

• Préparez l’intervieweur suivant à partir du sujet. Les questions sans réponse dans la vue d’ensemble du candidat constituent un briefing prêt à l’emploi pour la personne chargée du tour suivant, afin que les entretiens ne se répètent plus.

• Restez présent. Les suggestions seront là lorsque vous jetterez un coup d’œil. Les candidats repèrent rapidement la distraction, et l’entretien reste une conversation, pas une liste de contrôle.

Astuce Pro : Demandez « Sur quoi le prochain intervieweur devrait-il se concentrer ? » dans le chat juste après l’appel, pendant que vos propres impressions sont encore fraîches. Collez la réponse dans le contexte du sujet afin que le tour suivant reprenne exactement là où celui-ci s’est arrêté.