Inviter et gérer les membres de votre Hedy Team

Les propriétaires et les administrateurs ajoutent des personnes à une Hedy Team depuis Membres et sièges, dans l’administration de l’équipe sur web.hedy.ai. Chaque invitation est envoyée à une adresse e-mail. Depuis le lien, la personne crée un compte d’équipe ou rejoint l’équipe avec le compte Hedy qu’elle a déjà. Les invitations deviennent disponibles une fois que votre organisation a souscrit un abonnement.

Les rôles : membre, administrateur et propriétaire

Membre utilise Hedy.
Administrateur peut aussi inviter des personnes et gérer les sièges.
Propriétaire peut aussi gérer la facturation. La personne qui a créé l’organisation en est le propriétaire.

Un administrateur peut supprimer des membres, mais pas d’autres administrateurs ni le propriétaire. Vous choisissez le rôle au moment de l’invitation et ne pouvez pas le modifier ensuite dans l’administration de l’équipe. Pour changer un rôle, écrivez à support@hedy.bot.

Inviter une personne

Dans l’administration de l’équipe, ouvrez Membres et sièges et sélectionnez Inviter des personnes.
Saisissez son Adresse e-mail. Il peut s’agir d’une nouvelle adresse ou de celle qu’elle utilise déjà avec Hedy.
Choisissez Membre ou Administrateur.
Laissez Lui attribuer un siège coché pour que la personne puisse utiliser Hedy immédiatement.
Sélectionnez Envoyer l’invitation.

Hedy lui envoie par e-mail un lien avec les instructions de configuration. L’invitation apparaît avec le statut Invité dans votre liste jusqu’à son acceptation. Pour connaître les étapes que la personne voit, consultez Rejoindre votre équipe sur Hedy.

Inviter une personne qui utilise déjà Hedy

Si l’adresse est déjà associée à un compte Hedy personnel, vous voyez le message « Invitation envoyée. La personne invitée peut se connecter avec son compte Hedy existant et choisir de rejoindre votre équipe. Cette action est permanente. » La personne conserve ses sessions et ses sujets, et vous ne pouvez pas les voir à moins qu’elle n’attribue une session à un sujet d’équipe. Les étapes qu’elle doit suivre sont décrites dans Rejoindre votre équipe sur Hedy.

Hedy n’envoie pas l’invitation dans les cas suivants :

Le compte est stocké dans une autre région de données que votre équipe. La personne doit exporter ses données, supprimer son compte personnel, puis accepter une nouvelle invitation et importer le fichier dans l’application Hedy.
Le compte appartient déjà à une équipe. Un compte ne peut appartenir qu’à une seule équipe.
Vous avez déjà retiré cette personne de votre équipe. Sélectionnez plutôt Réintégrer sur sa ligne.

Renvoyer, copier ou annuler une invitation

Ouvrez le menu d’une ligne au statut Invité :

Renvoyer envoie à nouveau l’e-mail.
Copier le lien copie le lien d’invitation pour que vous puissiez l’envoyer par un autre moyen.
Annuler retire l’invitation. L’ancien lien cesse de fonctionner.

Attribuer ou retirer un siège

Un siège permet à une personne d’utiliser Hedy. Utilisez l’interrupteur du siège sur la ligne de la personne dans Membres et sièges.

Retirer un siège conserve la personne dans votre organisation avec son compte et ses sessions, mais Hedy reste verrouillé pour elle jusqu’à ce qu’un siège lui soit de nouveau attribué. Rien n’est supprimé.

Les propriétaires et les administrateurs peuvent aussi disposer d’un siège. Si vous gérez l’équipe sans utiliser Hedy vous-même, désactivez votre propre siège pour le libérer. Vous pouvez continuer à utiliser l’administration de l’équipe sans siège.

Lorsque tous les sièges sont occupés, vous pouvez toujours inviter des personnes sans leur attribuer de siège, ou en ajouter en suivant Gérer les sièges et la facturation Hedy Team.

Retirer une personne de l’équipe

Ouvrez le menu de sa ligne, sélectionnez Supprimer, puis confirmez avec Supprimer le membre. Son accès prend fin immédiatement et son siège est libéré. Ses données ne sont pas supprimées. Ce que l’organisation conserve dépend de votre réglage de synchronisation Cloud.

Pour réintégrer une personne, sélectionnez Réintégrer sur sa ligne. Elle revient sans siège ; attribuez-lui donc un siège ensuite.

Vous ne pouvez pas vous supprimer vous-même.