Envoyez le récapitulatif d'une réunion à une personne qui n'utilise pas Hedy

Vous terminez un appel, Hedy rédige le récapitulatif, puis vous devez l’envoyer à une personne qui n’était pas là : un client, un collègue d’une autre entreprise, un proche qui n’a pas pu venir au rendez-vous. Aucune de ces personnes n’utilise Hedy, et aucune ne va créer un compte pour lire un seul résumé.

Publiez la session sous forme de page web

Ouvrez une session, appuyez sur Inviter à la session dans le menu à trois points, puis sélectionnez l’onglet Lien public. Choisissez ce que la page doit afficher et quand le lien doit expirer, puis appuyez sur Créer un lien public.

Sur Mac et Windows, l’adresse est copiée dans votre presse-papiers dès sa création. Sur iPhone et Android, appuyez sur Copier le lien public.

Toute personne à qui vous l’envoyez peut l’ouvrir dans un navigateur et la lire, sans compte ni connexion.

Vous choisissez ce qui apparaît sur la page

Six éléments peuvent apparaître, et vous les choisissez au moment de créer le lien :

• Récapitulatif, le résumé court. Inclus par défaut
• Notes détaillées, le compte-rendu plus long, si la session en comporte un
• Tâches, les actions à mener issues de la session
• Notes de session, les notes que vous avez saisies vous-même
• Transcription, le texte de ce qui a été dit, avec le nom des intervenants lorsque la session en comporte
• Discuter avec Hedy, vos questions et les réponses de Hedy à propos de cette session

Vous devez en activer au moins un. Si vous souhaitez inclure le récapitulatif, la session doit déjà en comporter un. Dans le cas contraire, désactivez Récapitulatif et choisissez une autre section.

Votre nom d’affichage Hedy apparaît toujours, tout comme le titre, la date et la durée de la session. L’audio n’est jamais inclus dans un lien public.

Réfléchissez un instant avant d’inclure la transcription. Elle contient mot pour mot ce que d’autres personnes ont dit, alors que ce ne sont pas elles qui ont décidé de la publier.

Le contenu d’un lien est fixé au moment de sa création. Personne ne peut modifier l’adresse pour voir plus d’éléments que vous ne souhaitiez en partager. Pour changer le contenu de la page, révoquez le lien et créez-en un nouveau.

Expiration, révocation et nombre de consultations

Choisissez 7 jours, 30 jours, 90 jours ou jamais. La valeur par défaut est de 90 jours. Après l’expiration du lien, la page cesse de fonctionner et la session elle-même reste inchangée.

Pour le révoquer, ouvrez la boîte de dialogue de partage de la session et appuyez sur Révoquer le lien, ou recherchez le lien sous Paramètres → Compte. Une fois la révocation prise en compte, la page ne peut plus être ouverte ni rechargée. La révocation ne peut toutefois pas effacer une page que quelqu’un a déjà chargée, enregistrée ou imprimée, ou dont il a fait une capture d’écran.

Sous Paramètres → Compte, chaque lien public actif indique combien de fois sa page a été ouverte et la date de sa dernière consultation. Hedy compte les consultations sans les associer à l’identité de qui que ce soit.

Quand ce n’est pas le bon outil

Les liens publics sont non répertoriés, mais ils ne sont pas privés. Hedy demande aux moteurs de recherche de ne pas les indexer et chaque adresse contient un long code aléatoire. Mais l’adresse suffit : toute personne à qui vous l’envoyez peut la transférer, et la page ne peut pas faire la différence.

Pour tout contenu confidentiel, réglementé ou couvert par un accord, envoyez plutôt une invitation par e-mail. L’accès est ainsi associé à la personne que vous désignez : elle se connecte à son propre compte Hedy et la session apparaît dans sa liste. Un compte gratuit lui suffit.

Utilisez une invitation par e-mail lorsque l’accès doit être associé à une personne précise. Utilisez un lien public lorsque la personne ne devrait pas avoir à créer de compte ou lorsque vous ne savez pas à l’avance qui le consultera.

Comment en profiter

Les liens publics sont une fonctionnalité Pro et s’appliquent aux sessions, pas aux sujets.

Vous n’avez pas besoin d’activer la synchronisation cloud complète. Hedy télécharge uniquement la session que vous partagez afin que la page puisse être affichée, après vous avoir demandé votre accord. Vos autres sessions restent là où elles se trouvent.

Mettez Hedy à jour sur tous vos appareils, ouvrez une session terminée et recherchez l’onglet Lien public dans la boîte de dialogue de partage. L’article d’aide présente le reste, notamment le contenu de chacune des six sections.